Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Сегодня электронный документооборот - неотъемлемая часть в работе любой организации. Наряду с программами учета и системами для управления проектами он значительно облегчает жизнь сотрудникам и экономит их время. Электронный документооборот упорядочивает и делает прозрачным движение документов внутри организации, обеспечивает безопасность передачи конфиденциальных данных.

Краткая инструкция по внедрению электронного документооборота

Ликвидировать бумажную волокиту и перенести обмен данными в виртуальное пространство вовсе не так сложно, как кажется.

Для начала нужно проанализировать существующие проблемы и понять, как именно вы хотите их решить. Например, некоторых руководителей не устраивает, что процесс согласования важных документов между разными отделами занимает слишком много времени. Другие хотят сократить штат работников, которые выполняют техническую работу по учёту документации.

Второй этап можно назвать общим термином "предпроектное обследование". Оно включает в себя ревизию документов, изучение всех этапов документооборота от разработки чернового проекта до его окончательного утверждения руководством, ознакомление с требованиями к хранению и передаче документов. Для документов каждого типа должны быть разработаны чёткие регламенты и инструкции.

Возможно, параллельно потребуется автоматизировать и другие рабочие процессы. Например, упорядочить базу клиентов и работу с бухгалтерской отчётностью.

Изучите, какое существует современное программное обеспечение для автоматизации документооборота (к примеру, программа "Архив документов") и решите, подойдёт ли оно для нужд вашей компании.

Внедрять электронный документооборот нужно постепенно. Чтобы сотрудникам было проще привыкнуть к новым правилам, сначала переведите в электронную форму только документы некоторых типов (например, приказы и проекты договоров). Если в организации несколько подразделений, можно начать с одного-двух экспериментальных.

Займитесь обучением сотрудников. Во избежание утраты важных документов первое время лучше параллельно вести документооборот в электронной и в привычной бумажной форме.