Договорная работа компании - это комплекс мероприятий, проводимых в 2 цикла: заключения договоров и организация их исполнения (контроль, учет, оценка хода и результатов).
Любое предприятие по ходу своей деятельности заключает договоры с контрагентами. Перед руководством компании встает вопрос: как вести учет всех этих соглашений? С вопросом
оптимизации договорной работы и ведением базы клиентов в первую очередь сталкиваются предприятия с крупным документооборотом.
Инструменты для оптимизации договорной работы
В зависимости от объема документооборота компании могут вести договорные работы с помощью электронных реестров и специальных автоматизированных систем.
Электронный реестр - таблицы, составленные в Microsoft Word или Excel, используемые как в электронном, так и в распечатанном виде. Такой вариант выбирают компании с
небольшим документооборотом. Преимуществом использования таблиц в Microsoft Office является простота. Из недостатков выделяют ограниченность функционала: таблицы позволяют
только регистрировать договоры и хранить информацию о контрагенте, а вот вносить изменения или дополнения к договорам или зафиксировать выполнение их отдельных частей будет
трудно.
Специальные автоматизированные системы - компьютерные программы учета
используемые предприятиями с большим документооборотом. Главным недостаткомавтоматизированных систем является высокая стоимость, но он полностью окупается богатым функционалом программ.
Преимущества следующие:
-
Оперативный поиск необходимых документов с помощью встроенных фильтров.
-
Простой процесс согласования проекта договора с заинтересованными подразделениями компании. Руководство компании может организовать внутреннюю сеть, по которой все исполнители могут получать доступ к договорам.
-
Возможность контролирования исполнения договорных обязательств благодаря встроенным функциям мониторинга проведения тех или иных мероприятий в рамках соглашения.
-
Получение статистических сведений (количество подписанных соглашений за месяц, квартал и др., география охвата рынка и т. д.).
